كيف تتعلم كتابة الإيميلات الاحترافية باللغة الإنجليزية وهي مهارة أساسية لها فوائد جوهرية تتجاوز مجرد التواصل مع مدير التوظيف لأنها ترتبط مباشرة بصورتك المهنية وقدرتك على العمل في بيئات عالمية والإيميل الاحترافي المكتوب بلغة إنجليزية مهيكلة يعطي انطباع فوري بأنك شخص منظم، دقيق، ومهني محترف لأن هذا يعزز ثقة المستقبل بك وبمؤسستك الخاصه.
حيث أن الإيميل الخالي من الأخطاء النحوية واللغوية والمستخدم للمفردات الرسمية المناسبة وهذا يعكس كفاءتك ليس فقط في اللغة ولكن أيضا في طريقة تعاملك مع الأعمال. كما أن الإنجليزية هي اللغة المشتركة للأعمال والتجارة الدولية حول العالم كما يضمن الأسلوب الاحترافي المباشر في الإيميلات تجنب الغموض أو سوء الفهم الناتج عن الترجمة الحرفية.
الإيميل الاحترافي يبدأ دائما بتحديد الهدف والطلب بوضوح حتي يوفر وقت الطرفين ويقلل من الحاجة إلى رسائل متابعة أو استفسارات إضافية وعندما تكون المعلومات منظمة جيداً ومقدمة بطريقة مهنية ومختصرة يصبح من الأسهل على المدير أو العميل قراءة الإيميل واتخاذ القرار المطلوب بسرعة في الشركات الكبرى أو في الخارج بدون اجراء الكثير من المقابلات.
إتقان كتابه الإيميل الاحترافي :
1. سطر الموضوع يجب أن يكون واضح ومختصر (4-7كلمات) ويعكس الهدف ثم التحية الافتتاحية تكون رسمية حيادية وموجهة للشخص تحديدا. وبعد ذلك الافتتاح والهدف وهو البدء بالجملة التي توضح سبب كتابة الرسالة. ثم الجسم وهو عبارة عن تقديم التفاصيل والأدلة المهنية في فقرات قصيرة ومنفصلة. وأخيرا العبارة الختاميه التي تخلص الخطوة التالية أو التعبير عن الشكر.
2. ضبط النبرة والمفردات من خلال تجنب اللغة العامية ولا تستخدم اختصارات الرسائل النصية واستخدم النسخة الكاملة. ثم الأفعال الشرطية لتبدو مهذبا وأقل أمرا واستبدال الكلمات البسيطة بالرسمية والبحث عن “Professional Email Templates”. وأيضا تدرب على قراءة لكي تتمكن من إعادة صياغة النماذج لمختلف المواقف مثل تقديم الشكاوى وطلب معلومات ثم متابعة اجتماعات.
3. استخدم أدوات مثل Grammarly حيث أن النسخة المجانية تكون كافية للمساعدة في القواعد الأساسية والتهجئة اللغوية لكن لا تعتمد عليها بالكامل بل استخدمها للتعلم من الأخطاء التي تصححها فوريا ثم حاول أن تكتب إيميلاتك الداخلية بأسلوب احترافي بالإنجليزية لتصبح هذه العبارات جزء من لغتك اليومية التي تتحدث بها وحاول ألا يتجاوز الإيميل الداخلي أكثر من فقرتين إلى ثلاث.
أقرأ ايضا : أفضل أداة لتصحيح القواعد الإنجليزية بدقة واحترافية
الأشخاص الذين يكتبون الايميل الاحترافي :
يكتب الإيميل الاحترافي باللغة الإنجليزية عن طريق أي شخص أو جهة يتطلب عملها التواصل المهني الخارجي أو الداخلي في بيئة عمل تستخدمها كلغة أساسية. لذا مهم للموظفون في الشركات متعددة الجنسيات حتي يتم العمل مع فروع الشركة في دول مختلفة أو المشاركة في اجتماعات دولية.
أيضا العاملون في المبيعات والتسويق الدولي للتواصل مع العملاء والشركاء المحتملين في الخارج وإرسال عروض الأسعار. ثم صياغة مقترحات المشاريع مثل مديرو المبيعات الدولية. وأيضا متخصصو تطوير الأعمال مسؤولو العلاقات العامة ويمتلك هذه المهارة العاملون في قطاع التمويل والاستشارات.
مهارة مهمة لدي الأكاديميون والباحثون في التواصل مع الجامعات والمؤتمرات الدولية، طلب المنح البحثية. وأيضا إرسال الأوراق العلمية للنشر في المجلات العالمية وذلك من خلال أساتذة الجامعات، طلاب الدراسات العليا، الباحثون. وضروري لدي موظفو خدمة العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني.
أهم الأخطاء وكيفية تعديلها إلى صيغ احترافية :
يجب أن يتضمن الموضوع الغرض المباشر والإجراء المطلوب. ثم استخدم القوائم النقطية والفقرات القصيرة لتنظيم أفكارك والبعد عن الأفعال الأمرية المباشرة لأنها توحي بشعور سئ واستبدالها بأفعال شرطية للتهذيب ويفضل استخدام تحية شديدة الود.
عدم الخلط بين الكلمات المتشابهه في النطق أو الكتابه لأنها تعطي معني مختلف غير المقصود. ثم البعد عن أخطاء المرفقات التي تتمثل في ذكر عبارة Please see attached ونسيان إرفاق الملف فعليا لذلك قبل الضغط على إرسال تحقق من وجود الملف.
الأفضل أن لا تبدء الجمل بـ I think لأنها تضعف الجملة وتجعل الرأي يبدو غير مؤكد بالنسبة لك وأن تقوم باستخدم عبارات أكثر قوة. ويفضل قبل الإرسال اقرأ الإيميل بصوت عال ليساعدك في اكتشاف الأخطاء النحوية والجمل والمعقدة التي يصعب فهمها.