طالع ايضا:
وظائف أخصائي فعاليات تفتح أبوابها للراغبين في صناعة الفعاليات المجتمعية وتلك الوظيفة من أهم الأدوار التي تجمع بين الإدارة والتنظيم والعمل الميداني فهي تمتد إلى مراحل متعددة تبدأ بفهم أهداف المبادرة ثم التخطيط والتنسيق والتنفيذ حتي يتم الوصول إلى متابعة النتائج التي تساعد على تقييم مستوى الإنجاز مع متابعة سيرها والتأكد من تنفيذها وفق الخطة الموضوعة.
لذلك سوف تصبح مهنة الأخصائي هي أقرب إلى إدارة البرامج المجتمعية وليس مجرد التنظيم اللوجستي للفعاليات ثم يتولى أخصائي الفعاليات متابعة المبادرات منذ مرحلة التجهيز وحتى التنفيذ من حيث متابعة الجدول الزمني والتنسيق بين الأطراف المشاركة لمرونه التعامل مع أي ملاحظات أو متغيرات تظهر خلال البرنامج وتلك المسؤولية تطلب قدر كبير من التنظيم وإدارة الوقت لأن الفعاليات يكون لها مواعيد محددة وأي تأخير في عنصر واحد يؤثر في بقية مراحل التنفيذ.
من أهم جوانب أخصائي فعاليات التنسيق مع أصحاب العلاقة سواء كانوا جهات حكومية أو شركاء أو موردين أو فرق داخلية حيث يقوم بنقل المعلومات بصورة واضحة ومتابعة الردود والالتزامات والتأكد من أن كل جهة تعرف مسؤولياتها وتوقيت تنفيذها ولهذا تعتبر مهارات الاتصال والتفاوض من المهارات العملية المهمة في هذا النوع من الوظائف ويكون مسؤول عن متابعة تجهيزات معينة لأن بعض التفاصيل تحتاج إلى تعديل سريع واتخاذ الإجراءات المناسبة أثناء التغيرات من المهارات المهمة وإعداد التقارير المرحلة التي توثق ما تم إنجازه وقياس مستوى التقدم مع توضيح المقترحات المستقبلية حسب البرنامج.
يحتاج إلي التمكن الكامل من تحويل نتائج العمل إلى محتوى واضح يمكن للإدارة الاستفادة منه في اتخاذ القرارات لذلك وجود خبرة سابقة في تنظيم الفعاليات الأنشطة المجتمعية تساعد المتقدم في إبراز مدى ملاءمته لطبيعة الدور ولابد أن يوضح ما كان دوره تحديدا وكيف خطط للنشاط والجهات التي نسق معها ثم المشكلة التي واجهته وأيضا كيف تعامل معها، وما النتيجة التي تحققت لأن كل ذلك يكون هو الاهم من الاكتفاء بذكر المسمى الوظيفي السابق بدون معلومة مؤكدة.
معايير أخصائي فعاليات :
الموظف الذي يرتبط بنمو قطاع الفعاليات والمناسبات والمؤتمرات والمعارض والبرامج المجتمعية والترفيهية في المملكة لأنه حلقة الوصل بين الجهة المنظمة والجهات المشاركة والموردين والجمهور بداية من تحويل الفكرة إلى خطة تنفيذية حتي تأتي مرحله تشغيلها على أرض الواقع وقياس نتائجها بعد انتهائها حيث أن أخصائي فعاليات لا يبدأ عمله يوم إقامة الفعالية وإنما يبدأ قبلها بفترة طويلة من حيث التخطيط الكامل ويكون مسؤول عن الجمهور المستهدف والموقع ثم الميزانية والجدول الزمني للتنسيق مع الإدارات الداخلية والجهات الخارجية.
أثناء الفعالية تتحول مسؤولية أخصائي فعاليات إلى مسؤولية ميدانية بدرجة أكبر حيث أنه يتأكد من التزام الفرق بمهامها ومواعيدها وبعد الانتهاء لا تنتهي المهمة سوف تبدأ مرحلة التقييم وتحليل الحضور والتفاعل واستخلاص الدروس التي يمكن الاستفادة منها في الفعاليات القادمة كما أنه لا يوجد مؤهل جامعي واحد إلزامي لكل وظائف أخصائي الفعاليات لكن من التخصصات المرنه في القبول تكون العلاقات العامة، الإعلام ثم السياحة والضيافة وأيضا الإدارة العامة والأهم من ذلك أن يستطيع الشخص التواصل بصورة احترافية وتنظيم أكثر من مهمة في الوقت نفسه والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية والتوازن في التعامل مع الجمهور والضيوف بمهنية.
لابد من إجادة اللغة الإنجليزية لأنها مهمة في المؤتمرات والمعارض والفعاليات التي تضم مشاركين أو متحدثين دوليين وإذا كان هناك الإرادة الكافية لـ دخول ذلك المجال من الصفر فــ يفضل البدء بتكوين حزمة مهارات متكاملة بدل من الاعتماد على شهادة واحدة وأيضا تعلم مجموعة من أساسيات تخطيط الفعاليات وإدارة المشاريع بدقة وبعد ذلك يتم الاهتمام بـ إدارة الميزانية والتكاليف المالية لأن الفعاليات تعتمد على التعامل مع عروض الأسعار والموردين كما أن الملف الوظيفي لـ أخصائي فعاليات يحتاج إلى الهوية الوطنية للمواطنين ثم شهادات الدورات التدريبية وأيضا إلي عدد من خطابات خبرة تثبت الفترات الوظيفية السابقة مع النتائج التي تحققت في الفترة السابقة.
أقرأ أيضا : وظيفة أخصائي إداري بـ راتب 5000 ريال ومن المنزل لحديثي التخرج
مراحل الحصول على الوظيفة :
المرحلة الأولى بناء التأهيل من حيث تواجد مؤهل مناسب أو هل لديك خبرة؟ أو مهارات في العلاقات العامة والتسويق وإدارة المشاريع؟ بعد ذلك يتم معالجة نقاط الضعف من خلال الممارسة العملية ومرحلة إعداد السيرة الذاتية الأفضل أن توضح تجربة فعلية لأن صاحب العمل يهتم بما تستطيع تنفيذه فعليا وليس بمجرد قائمة مهارات عامة وعند التقديم لابد من مراجعة الوصف الوظيفي لتحديد مدى توافق المؤهلات معها وإذا تم اجتياز مرحلة الفرز الأولي سوف تنتقل إلى مقابلة هاتفية أو افتراضية أو حضورية ثم مقابلة تخصصية مع المسؤول المباشر لاختبار التعامل مع سيناريو لمشكلة حدثت أثناء فعالية.
بعد المقابلات والتقييمات تمر إجراءات التحقق من البيانات والمراجع ثم يتم تقديم العرض الوظيفي عند اختيارك وفق إجراءات الجهة حيث تختلف تفاصيل العقد والراتب والمزايا وفترة التجربة وساعات العمل من جهة إلى أخرى لكن من الضروري المعرفة بــ أن وظيفة أخصائي فعاليات ليست مكتبية طوال الوقت حيث أنه في يوم الفعالية يبدأ العمل مبكرا قبل وصول الجمهور ويستمر حتى انتهاء الفعالية ومغادرة المشاركين والانتهاء من الإجراءات التشغيلية وذلك يتطلب الوقوف والحركة داخل الموقع وبعد انتهاء الفعالية تأتي مرحلة التفكيك والتسليم وإغلاق المهام وإعداد التقرير النهائي لذا يتطلب كل ذلك مرونة في ساعات العمل حسب طبيعة الحدث وجدوله وبهذه الطريقة يتم الحصول علي مهنة كـ أخصائي فعاليات ذات كفئ ومهارات عالية.
