طالع ايضا:
وظيفة حكومية بـ مسمي مساعد إداري في شؤون الجمارك فـ الرياض وذلك الموظف يكون هو المختص بانتظام العمليات اليومية، وانسيابية الاتصالات وتنظيم الوثائق والمعلومات ومتابعة الأعمال والمراسلات من خلال التواصل الإلكتروني والعمل عن بُعد لأن التواجد والاستجابة خلال ساعات العمل يتمان عبر منصة Microsoft Teams كما ارتبطت أعمال الجمارك في المملكة أيضا بالعمليات المتعلقة بتنظيم حركة السلع والتجارة عبر المنافذ واصبحت الجمارك مرتبطة اختصاصات الزكاة والضريبة والجمارك ضمن جهة حكومية واحدة منذ عام 2021.
الوظيفة الإدارية مساندة للعمليات المؤسسية ويعتمد نجاح الإدارات المختلفة على وجود كوادر تهتم بتنظيم المعلومات وإدارة المراسلات وتنسيق الاجتماعات لكن لابد من مستوي عالي لـ الانضباط الذاتي لأن الإدارة تعتمد على القدره لـ الاستجابة للرسائل وتسليم الأعمال في المواعيد المحددة والمحافظة على التواصل المستمر مع المسؤولين وأعضاء الفريق حيث يبدأ يوم الموظف بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني ثم تحديد الأولويات وتوثيق الأعمال المنجزة لرفع المستجدات إلى المسؤول المباشر بناء علي الصلاحيات الممنوحة له.
مهام المساعد الإداري :
يقوم ذلك الموظف بـ تسجيل محاضر الاجتماعات أو المساعدة في إعدادها وتنسيق المواعيد الافتراضية ثم متابعة الإجراءات الداخلية والتأكد من وصول المعلومات إلى الأطراف المعنية بالإضافة إلى أرشفة الوثائق وبالتحديد في الأعمال الجمركية تكتسب الدقة والسرية والالتزام بالإجراءات أهمية خاصة؛ لأن الموظف الإداري يتعامل مع مراسلات ووثائق وبيانات مؤسسية لا يجوز تداولها خارج القنوات المعتمدة فطبيعة الوظيفة الإدارية تختلف عن وظائف المختصين في التحقيق أو الامتثال أو العمليات الجمركية.
المرشح القوي هو الشخص الذي يستطيع إثبات قدرته على تنظيم العمل والتعامل مع الأدوات الرقمية والالتزام بالمواعيد كما يجب إدارة الوقت لأن الموظف يحتاج إلى الانتقال بين عدة مهام دون وجود مدير بجواره بصورة مستمرة وأيضا مهارة التواصل الكتابي عنصر أساسي في شؤون الجمارك لـ صياغة البريد الإلكتروني والمراسلات المهنية بطريقة رسمية كما يحتاج القدرة على التعامل مع الملفات الإلكترونية وتنظيم المجلدات وإعادة تسمية المستندات بطريقة منهجية ثم متابعة النسخ والتحديثات.
أيضا وجود Microsoft Teams يشير لـ طبيعة التواصل داخل نموذج العمل عن بُعد كما لابد من استخدام Teams بطريقة مهنية وليس فقط معرفة كيفية الدخول إلى اجتماع حيث يلجأ لمعرفة تشغيل الكاميرا والميكروفون عند الحاجة واستخدام المحادثات المهنية ثم مشاركة الملفات ومتابعة الدعوات والاجتماعات مع المحافظة على آداب التواصل المؤسسي لذلك يعرف أن الوظائف الإدارية في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تختلف متطلباتها بدرجة كبيرة من وظيفة إلى أخرى بناء علي المهام المطلوبة.
مميزات العمل عن بُعد في شؤون الجمارك يؤدي لإمكانية بناء سجل خبرة في بيئة تعتمد على الإجراءات والحوكمة والالتزام وهي عناصر ذات قيمة في سوق العمل الإداري الحديث كما يتم التأكيد علي أن أعمال الجمارك يوجد بها أدوار مختلفة كما تميز بين المخلص الجمركي ومساعده ومندوبه ولكل مسار شروط ومسؤوليات مختلفة لذا المساعد الإداري يركز في سيرته على المهارات الإدارية والتنظيمية ويجب التأكد من عقد العمل قبل القبول النهائي إذا كان العمل عن بُعد شرط أساسي في شؤون الجمارك.
أقرأ أيضا : فرصة مساعد إداري في الرياض للعمل بــ حي المروج بمميزات متعددة
إيداع القوائم المالية فـ شؤون الجمارك :
القوائم المالية عبارة عن مستندات مالية تظهر الوضع المالي ونتائج النشاط والتدفقات المالية للمنشأة خلال فترة محددة ويختلف نوع الالتزام وطريقة التقديم بناء علي المنشأة والجهة النظامية فإن دور المساعد الإداري يقوم بـ متابعة دورة المستند والإجراء والتنسيق مع المحاسبين كما أن التمييز بين إعداد القائمة المالية ومتابعة إيداعها الإعداد عبارة مسؤولية مالية ومحاسبية لكن المتابعة الإدارية تركز على اكتمال الملف والمواعيد والتصعيد عند وجود تأخير أو نقص.
المساعد الإداري الناجح يعمل وفق نظام إنذار مبكر يتيح للإدارة المالية أو القانونية وقت كافي لمعالجة أي نقص وأيضا في بيئة شؤون الجمارك يفضل أن يمتلك المساعد الإداري فهم عام لدورة المعاملة الجمركية فالإدارات تتعامل مع بيانات الاستيراد والتصدير والتصفية الفورية وإعادة التصدير والبيانات الإحصائية وغيرها وتوجد إدارات مختصة بمراجعة وتدقيق البيانات الجمركية والتأكد من اكتمال متطلباتها ومن المهام المهمة اكتشاف أن المعاملة غير مكتملة إداريا قبل وصولها إلى المرحلة النهائية فإذا كان هناك مستند ناقص يجب تسجيل الملاحظة وإبلاغ المسؤول المختص ومتابعة تصحيحها.
أهم المهارات المطلوبة إدارة المعاملة إلكترونيا من بدايتها إلى إغلاقها وتوثيق نتيجتها وفي بعض الأحيان يطلب من المساعد الإداري أيضا إعداد تقرير دوري يوضح حالة المتطلبات النظامية ويجب أن يكون واضح ومختصر وقابل لاتخاذ القرار بحيث يبين ما تم إنجازه وما هو قيد التنفيذ وما تأخر والسبب والجهة المسؤولة عن الإجراء التالي حيث تكون القيمة الحقيقية لهذا التقرير أنه يمنح المدير صورة فورية عن مستوى الالتزام بدل البحث يدويا في عشرات الرسائل والملفات.
